Tarptautinė prekyba šiandien prieinama ne tik didelėms įmonėms. Nedidelė elektroninė parduotuvė gali užsisakyti produkciją iš Azijos gamintojo, gamybos bendrovė – pirkti komponentus iš Jungtinės Karalystės ar JAV, o Lietuvos gamintojas savo prekes parduoti už Europos Sąjungos ribų. Tačiau kartu su tokiais sandoriais atsiranda muitinės procedūros, kurioms neužtenka vien tiekėjo sąskaitos ir transporto užsakymo. Muitinės tarpininkai padeda verslui parengti ir pateikti reikalingą informaciją, atlikti muitinės formalumus bei išvengti situacijų, kai krovinio judėjimas sustoja dėl neaiškių ar trūkstamų duomenų. https://www.arijus.lt/paslaugos/muitines-tarpininkai
Muitinės tarpininkai ypač naudingi įmonėms, kurioms importas ar eksportas yra svarbi veiklos dalis, tačiau muitinės procedūros nėra jų pagrindinė kompetencija. Pirkimų vadybininkas puikiai žino, kokios detalės reikalingos gamybai, o e. parduotuvės vadovas supranta, kokios prekės geriausiai parduodamos, bet tai savaime nereiškia, kad jie turi nuolat sekti muitinio įforminimo niuansus. Išorinis specialistas leidžia šią proceso dalį perduoti žmonėms, kurie su ja dirba kasdien. Vis dėlto dalis atsakomybės lieka pačiam verslui – tarpininkui būtina pateikti teisingus ir pakankamai išsamius duomenis.
Ką muitinės tarpininkas daro prieš pateikdamas deklaraciją?
Didelė muitinės tarpininko darbo dalis klientui beveik nematoma. Gavus dokumentus reikia įvertinti, ar juose yra deklaravimui reikalinga informacija, ar sutampa pagrindiniai duomenys ir ar prekių aprašymai pakankamai konkretūs. Jei kyla neaiškumų, prasideda bendravimas su importuotoju, eksportuotoju ar kitais tiekimo grandinės dalyviais.
Problemos nebūtinai būna sudėtingos. Sąskaitoje gali būti įrašyta „plastic products“, nors iš tikrųjų joje yra kelios skirtingos paskirties prekės. Kitame dokumente gali nesutapti pakuočių skaičius. Kartais tiekėjas panaudoja ankstesnio užsakymo duomenis ir palieka seną gavėjo informaciją.
Kai visa tai pastebima iš anksto, pataisymai paprastai neužtrunka. Situacija kitokia, jei dokumentų tikrinimas prasideda tik kroviniui jau atvykus. Tada net paprastas klausimas gali reikšti papildomą laukimą.
Prekės aprašymas turi būti suprantamas ne tik pirkėjui
Verslo viduje produktai dažnai turi labai trumpus pavadinimus. Darbuotojams užtenka vidinio kodo, modelio ar tiekėjo naudojamo žymėjimo. Muitinės procedūrose reikia suprasti, kokia prekė iš tikrųjų deklaruojama.
Tai itin aktualu importuojant techninius gaminius ir jų dalis. Sąskaitoje nurodyti „components“ ar „spare parts“ gali būti keli visiškai skirtingi produktai. Tarpininkui gali prireikti techninio aprašymo, informacijos apie paskirtį, medžiagas ar veikimo principą.
Pirmą kartą importuojančiam verslui tokie klausimai kartais atrodo netikėti. Juk tiekėjas ir pirkėjas puikiai žino, ką pardavė ir nupirko. Tačiau muitinės procesas remiasi ne žodiniu abiejų šalių supratimu, o pateikiamais duomenimis ir dokumentais.
Reguliariai vežant tas pačias prekes šį procesą galima gerokai supaprastinti. Tvarkinga produktų duomenų bazė, kurioje saugomi išsamūs aprašymai ir kita reikalinga informacija, ilgainiui tampa labai naudinga.
Tarifinis klasifikavimas nėra vieta spėliojimams
Prekių klasifikavimas yra viena svarbiausių muitinės proceso dalių. Pagal produkto savybes jam nustatomas atitinkamas tarifinis kodas, kuris gali turėti įtakos taikomiems muitams ir kitoms priemonėms. Vien tai, kad dvi prekės parduotuvėje atrodo panašios, dar nereiškia, kad jos visada klasifikuojamos vienodai.
Skirtumą gali lemti produkto paskirtis, sudėtis ar techninės savybės. Kai kuriais atvejais klasifikavimas gana akivaizdus, kitais reikia daugiau informacijos. Todėl vien tiekėjo nurodytu kodu aklai pasikliauti ne visada racionalu.
Tai aktualu ir perkant iš didžiųjų B2B platformų. Užsakymo procesas internete gali užtrukti vos kelias minutes, o gamintojas kartu su pasiūlymu atsiunčia visus jam įprastus prekių duomenis. Vis dėlto pardavėjo naudojama informacija neturėtų automatiškai būti laikoma galutiniu atsakymu į visus importo klausimus.
Kuo daugiau skirtingų produktų įmonė importuoja, tuo svarbesnė tampa tvarkinga klasifikavimo praktika. Chaosas šioje vietoje ilgainiui pradeda kartotis su kiekviena nauja siunta.
Muitinės vertė gali skirtis nuo paprasto „prekės kainos“ supratimo
Verslo kasdienybėje prekės vertė dažnai suvokiama paprastai – tai suma, kurią reikia sumokėti tiekėjui. Muitinės procedūrose vertės nustatymas turi savo taisykles, todėl konkretaus sandorio aplinkybės gali būti reikšmingos.
Importuotojas turėtų pateikti muitinės tarpininkui visą prašomą informaciją, ypač jei sandoris nėra standartinis. Papildomi mokėjimai, specifinės prekybos sąlygos ar kitos aplinkybės gali būti svarbios vertinant, kokie duomenys turi būti deklaruojami.
Šioje vietoje svarbus normalus bendradarbiavimas. Tarpininkas negali žinoti to, ko klientas jam nepasakė. Jei verslas turi neįprastą susitarimą su tiekėju, geriau apie jį paklausti prieš deklaruojant, o ne bandyti išsiaiškinti jo reikšmę vėliau.
Kodėl pirmasis importas paprastai užtrunka daugiau?
Pirmą kartą importuojant naują prekę reikia išsiaiškinti daugiau dalykų. Įmonė dar neturi ankstesnių dokumentų, nusistovėjusios komunikacijos su tarpininku ir praktinės patirties su konkrečiu tiekėju. Pats tiekėjas taip pat nebūtinai žino, kokių dokumentų tikėsis jo klientas Europoje.
Dėl to pirmąją siuntą verta pradėti planuoti anksčiau. Dokumentų kopijas galima surinkti dar kroviniui neišvykus, o produkto informaciją pateikti muitinės specialistui iš anksto. Jei ko nors trūksta, tiekėjas dar yra lengvai pasiekiamas ir gali papildyti duomenis.
Antroji ar penktoji tokios pačios prekės siunta paprastai būna paprastesnė. Abi pusės jau žino procesą, dokumentų formatas tampa pažįstamas, o klausimų lieka mažiau. Gerai organizuotas importas ilgainiui turėtų tapti rutina, o ne kiekvieną kartą prasidėti nuo naujo tyrimo.
Laiko juostos tarptautinėje prekyboje vis dar egzistuoja
Verslas internete veikia beveik visą parą, tačiau žmonės – ne. Tai ypač gerai pajuntama tada, kai trūkstamo dokumento reikia iš tiekėjo kitoje pasaulio pusėje.
Lietuvoje darbo diena dar tik įsibėgėja, o dalyje Azijos šalių ji jau eina į pabaigą. Jei klausimas išsiunčiamas per vėlai, atsakymo gali tekti laukti iki kitos dienos. Kai krovinys ramiai plaukia jūra, tai nėra didelė problema. Kai jis jau laukia terminale, ta pati para atrodo gerokai ilgesnė.
Dėl to dokumentų surinkimas prieš krovinio atvykimą yra viena paprasčiausių praktinių priemonių. Tam nereikia sudėtingų sistemų – dažnai pakanka aiškaus proceso, kas ir kada turi perduoti informaciją.
Muitinės tarpininkai aktualūs ne tik importuotojams
Eksportuojant į trečiąsias šalis taip pat atsiranda muitinės formalumų. Lietuvos įmonei, kuri iki šiol pardavinėjo tik Europos Sąjungoje, pirmasis didesnis užsakymas iš užsienio rinkos gali atnešti ne tik naujų pajamų, bet ir nemažai naujų logistikos klausimų.
Pardavimų komanda dažniausiai pirmiausia koncentruojasi į klientą, kainą ir pristatymo terminą. Tačiau prekės dar turi fiziškai iškeliauti, todėl komerciniai pažadai turėtų būti suderinti su realiu transporto ir muitinės procesu.
Jeigu eksportas tampa reguliarus, dokumentų parengimas taip pat palaipsniui standartizuojamas. Pardavimų, sandėlio ir logistikos komandos žino, kokios informacijos reikia ir kada ją pateikti. Šis vidinis procesas neretai turi ne mažesnę reikšmę nei pats išorinio tarpininko pasirinkimas.
Kas nutinka, kai transportas ir muitinės procesas nesuderinti?
Tarptautinė logistika yra grandinė, o krovinys negali peršokti vienos jos dalies. Galima puikiai užsakyti jūrų transportą ir iš anksto rezervuoti sunkvežimį galutiniam pristatymui, tačiau jei muitinės formalumai tuo metu nebaigti, bendras planas vis tiek stringa.
Tokia situacija ypač nemaloni, kai sandėlis jau laukia krovinio, darbuotojai suplanuoti iškrovimui, o prekės reikalingos artimiausiems užsakymams. Viena nedidelė administracinė problema tada paveikia kelias skirtingas įmonės funkcijas.
Dėl to verta aiškiai susitarti, kas koordinuoja atskirus etapus. Kai kuriais atvejais transportą, muitinės formalumus ir sandėliavimą organizuoja vienas logistikos partneris. Kitais – kelios skirtingos įmonės. Abu modeliai gali veikti, jei informacija tarp jų juda pakankamai greitai.
Paslaugos kainą verta vertinti kartu su galimų vėlavimų kaina
Muitinės tarpininkų pasiūlymus paprasčiausia palyginti pagal deklaracijos kainą. Tai konkretus skaičius, kurį lengva įrašyti į lentelę. Tačiau verslui aktuali ne vien administracinės paslaugos sąskaita.
Jeigu dėl lėtos komunikacijos krovinys papildomai laukia, gali atsirasti terminalo, transporto ar kitos susijusios išlaidos. Dar sunkiau įvertinti prarasto laiko kainą, kai prekės reikalingos gamybai arba klientų užsakymams.
Tai nereiškia, kad brangesnis tarpininkas automatiškai yra geresnis. Svarbiau vertinti visą darbo modelį: kaip greitai atsakoma, ar dokumentai tikrinami iš anksto, kaip komunikuojama pastebėjus problemą ir ar specialistas turi patirties su konkretaus pobūdžio prekėmis.
Kada verta muitinės kompetenciją turėti savo įmonėje?
Jeigu importo ir eksporto operacijų labai daug, įmonė gali svarstyti apie vidinę muitinės kompetenciją. Nuolatiniai specialistai gerai pažįsta įmonės produktus ir procesus, todėl gali glaudžiai dirbti su pirkimų, logistikos bei finansų komandomis.
Mažesniam verslui toks modelis ne visada ekonomiškas. Kelioms deklaracijoms per mėnesį išlaikyti atskirą specialistą gali būti neproporcingai brangu, todėl išorinė paslauga tampa praktiškesnė.
Egzistuoja ir tarpiniai variantai. Įmonės darbuotojai gali gerai išmanyti pagrindinius procesus ir tvarkingai ruošti informaciją, o faktinį deklaravimą patikėti muitinės tarpininkui. Dažnai toks modelis veikia gana sklandžiai, nes abi pusės aiškiai supranta savo vaidmenį.
Geras procesas prasideda dar iki krovinio atvykimo
Muitinės formalumų kokybę sunku vertinti vien pagal tai, kaip greitai buvo pateikta konkreti deklaracija. Daug daugiau pasako tai, kaip organizuojamas visas pasiruošimas. Ar klientas žino, kokius dokumentus pateikti? Ar neaiškumai pastebimi iš anksto? Ar pasikartojančioms prekėms nereikia kiekvieną kartą rinkti tos pačios informacijos?
Patikimi muitinės tarpininkai padeda šį procesą paversti rutina. Pirmasis naujo produkto importas gali pareikalauti daugiau klausimų ir dokumentų, tačiau vėlesnės siuntos turėtų judėti paprasčiau. Verslui tai ir yra vienas svarbiausių gerai veikiančios muitinės grandies požymių: formalumai išlieka būtini, tačiau jie nebėra netikėtumas kiekvieną kartą, kai krovinys priartėja prie sienos.